知らないとやばい！？ 意外と間違えやすい『ビジネスマナー』

こんにちは、ライターのエリカです♪

社会人になって数年経過しても、仕事をしていると「この時のマナーってこれで良いんだっけ…？」なんて、ふと不安になる事ってありませんか？

今回は、意外と知らないNGな『ビジネスマナー』をご紹介！ 曖昧になっているビジネスマナーをきちんと復習＆マスターして、相手からの印象と信用度アップに繋げていきましょう！

意外とやってしまう、間違えやすいビジネスマナー

① 敬語編

まずは、ビジネスでのやり取りの際に欠かすことのできない「敬語」ですが、これが意外と間違って使用しているケースが多くみられます。この機会に正しい敬語をマスターしましょう。

・「二重敬語」は使わない

上司や取引先などの目上の方と話をする時、「二重敬語」を使用するのは好ましくありません。

例えば、「お越しになる」「お帰りになる」「ご覧になる」というのは、この言葉自体が敬語となっています。これに「お越しになられました」と「～なられる」を付けると、仰々しい言い方となってしまうので注意が必要です。

・「分かりました」「できません」はより丁寧に伝える

「分かりました」や「できません」は基本的に上司や取引先には使いません。「分かりました」は「承知いたしました」や「かしこまりました」といった方が丁寧で相手に好印象を与えます。

意外と言ってしまいがちですが、業務を引き受けるのが難しい場合において「できません」と相手に伝えるのも、相手に少々キツイ印象を与えてしまうので、この場合、「できかねます」や「ご遠慮申し上げます」といったかたちで丁寧に伝える様に心掛けましょう。その際、「誠に恐れ入りますが」や「大変有難いお話なのですが」とワンクッション添えると、より柔らかく相手に伝わります。💡

② 来客編

続いては、意外と知らない「来客へのビジネスマナー」。
取引先と顔を合わす際にNGな対応をしてしまうと、業務にも影響を与えてしまうので、しっかり押さえておきましょう。

・入室の際のノックは3回以上

こちらは知っている方も多い方思いますが、来客があった際や訪問先で部屋に入室する際のノックの回数についてです。実はノックのマナーにも「プロトコール・マナー」という世界共通のルールがあり、初めて訪問する場所や礼儀を重んじる必要がある場合、ノックの回数は「４回」と決められています。日本では「３回ノック」を多用する方が多く、こちらも間違いではないのですが、実はプロトコール・マナーによると３回のノックは「プライベートノック」と呼ばれていて、夫婦や友達など親しい関係にある相手の部屋に入室する際の回数と言われています。

因みにですが、やってしまいがちな「２回ノック」は「トイレノック」と呼ばれていて、主にトイレの空室を確認する際に使用するものとされている為、失礼にあたる事がありますので気を付けましょう。😅

・会釈と敬礼、最敬礼はきちんと合わせる

来客へのビジネスマナーで大事なのがお辞儀。会釈や敬礼、最敬礼は、お辞儀の「角度」のことです。会釈は上体を15度傾けること。45度まで傾けるのは敬礼、最もお辞儀が深い最敬礼は70度傾けます。通路ですれ違った場合は会釈、習慣的な挨拶では敬礼、改まった席で相手に敬意を表したい場合は最敬礼を行うなど、3つのお辞儀をその時の状況で使い分けるようにしましょう。

・起立と着席は来客よりも後

来客を席に通した後、お客様より先に座るのはビジネスマナーにおいてはNGです。これは知っている方も多いかと思いますが、意外と知らないのは、来客が立った後に自分が席を立つこと。来客より先に座るのはもちろん、自分が先に席を立つことも、相手を急かしてしまうため良いビジネスマナーとはいえません。

③ 電話編

ビジネスの現場では欠かせない電話対応も、間違った対応をしてしまうと相手からの印象ダウンに繋がります。固定電話に対応しているなら、3コール以内に出ること。そして一度保留にしたら30秒以上待たせないことは基本中の基本です。また、電話対応の敬語も意外と間違えてしまいやすい例があるので、確認してみましょう。

×「お名前を頂戴できますか？」

〇「お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」

・一見すると違和感がないようにも聞こえますが、こちらは厳密に言うと正しくはありません。というのも、お名前は頂戴する(頂く)ものではないからです。名前は「聞く」ものですので、例えば上記の例以外の言い方をするにしても「お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか？」などの様にいうのが正解です。もし、「頂戴する」を使うのであれば、取引先などから名刺をもらう際に「お名刺を頂戴できますでしょうか？」という風に使うのであれば、これは問題ありません。

×「○○様はおられますか？」

〇「○○様はいらっしゃいますか？」

・こちらも良く聞く例ですが、実は言い方としては間違っています。この、おられますか？ の「おる」の部分は自分をへりくだって言う時に使う謙譲語ですので、この場合は相手方に対して言う時には使わないのです。相手から「○○様はいらっしゃいますか？」と聞かれた際にこちらが「おります」と答えるのであれば問題ありません。

ビジネスマナーもＴＰＯに応じた「使い分け」を 💡

今回は『意外と間違えやすいビジネスマナー』をいくつかご紹介させて頂きましたが、いかがでしたか？

普段の話し言葉やメール、電話、そして来客時の対応など、その場にふさわしいビジネスマナーを身に付けると、相手に与える印象がグッと良くなります。

今回ご紹介させて頂いたビジネスマナーは基本的なものであり、社会人としては身につけておくべきものではありますが、例えば、相手方が関係を築こうとカジュアルに接してきているのに対して、こちらが過剰なまでにマナーというものに拘り、懇切丁寧な敬語ばかりで接していたならば、なかなか相手方との距離を近づける事ができません。

ビジネスマナーというものを考える上で大切なのは、TPOに応じて「マナーも使い分けて使用する」という事が重要です。

ビジネスマナーの正しい使い方と、使い分け方をマスターしてワンランク上のビジネスマン、ビジネスウーマンになりましょう！ 😄